Drejebog for deltagelse i CUP – Indland og udland

Denne drejebog beskriver planlægning, økonomi og praktiske opgaver i forbindelse med deltagelse i CUP'er og stævner i Danmark og udlandet.

Drejebogen er målrettet trænere, holdledere og øvrige ansvarlige i SEIF Fodbold.

Hent aktivitetsskema ved at klikke her

Hent arrangementsskema ved at klikke her

Drejebogen kan også hentes som PDF ved at klikke her

1. Idé- og afklaringsfase

Tidsramme: 6–12 måneder før afrejse

Afklaring af deltagelse

• Undersøg interessen blandt spillere og forældre.
• Afklar, om holdet ønsker at deltage, også hvis egenbetalingen bliver den fulde pris.
• Indhent en foreløbig tilkendegivelse fra spillerne, inden der bruges væsentlige ressourcer på planlægningen.

Planlægning

• Påbegynd planlægningen i god tid.
• Undersøg relevante CUP'er og stævner.
• Udarbejd et foreløbigt budget.
• Send referater fra alle møder og beslutninger til kassereren, ungdomsformanden og formanden.

Sponsorarbejde

• Påbegynd arbejdet med at finde sponsorer og økonomisk støtte så tidligt som muligt.
• Holdet er selv ansvarligt for at ansøge SEIF's Venner om støtte.

2. Tilmeldingsfase

Tidsramme: 3–9 måneder før afrejse

Tilmelding

• Tilmelding foretages via ungdomsadministratoren og/eller kassereren.
• Der skal være indbetalt et samlet depositum fra spillerne, som mindst svarer til CUP'ens tilmeldingsgebyr.

Eksempel: Hvis tilmeldingsgebyret er 2.000 kr., skal spillerne tilsammen have indbetalt mindst 2.000 kr. i depositum, inden tilmeldingen gennemføres. Dette fungerer som økonomisk sikkerhed for klubben.

Betaling af tilmeldingsgebyr

• Faktura eller betalingsoplysninger sendes til forretningsfoerer@seif.dk.
• Kassereren sørger for betaling af tilmeldingsgebyret.

Sponsorer

Alle sponsorater skal faktureres gennem SEIF. Klub Office skal have følgende oplysninger om hver sponsor:

• Firmanavn
• Adresse
• Telefonnummer
• CVR-nummer
• E-mailadresse
• Navn på ansvarlig kontaktperson

3. Finansieringsfase

Tidsramme: 6–12 måneder før afrejse og løbende frem mod afrejse

Tilskud fra SEIF's Venner

• Holdet er selv ansvarligt for at indsende ansøgning om støtte.
• Bevilgede tilskud indbetales på følgende konto:

Reg.nr.: 8090
Kontonr.: 0010156971

Egenbetaling fra spillere

Spillernes egenbetaling indbetales til:

MobilePay: 575429 – Egenbetaling

Betaling fra søskende og forældre

Betaling fra søskende og forældre indbetales til:

MobilePay: 874866 – Øvrige betalinger

Budgetopfølgning

• Opdater budgettet løbende i takt med modtagne sponsorater, tilskud og deltagerbetalinger.
• Informér spillere og forældre om eventuelle ændringer i egenbetalingen.
• Sørg for, at økonomien er afstemt med kassereren.

4. Praktisk planlægning

Tidsramme: 1–3 måneder før afrejse

Transport, forplejning og overnatning

• Planlæg transport til og fra CUP'en.
• Bestil overnatning, hvis det er nødvendigt.
• Sørg for tilstrækkelig forældreopbakning til forplejning under rejsen, særligt ved busture.

Trænere og ledere

SEIF Fodbold betaler følgende udgifter for trænere og ledere i henhold til klubbens gældende regler:

• Mad
• Overnatning
• Eventuel kørsel

De gældende regler findes under Praktisk info på SEIFs hjemmeside.

Tøj og udstyr

Eventuelt træner-, leder- og spillertøj bestilles hos:

Hummel / Sport 24
Søndergade, Frederikshavn

• Formanden og ungdomsformanden skal begge sættes på som CC ved bestillingen.
• Fakturaen skal udstedes direkte til SEIF.

Sponsorgaver

Sponsorgaver uden direkte økonomisk værdi administreres af den ansvarlige træner eller holdleder.

Eksempler:

• Drikkedunke
• Rygsække
• Andre sponsorartikler

5. Umiddelbart før afrejse

Tidsramme: 2–5 uger før afrejse

Deltagerliste og dokumenter

• Kontrollér den endelige deltagerliste.
• Sikr, at alle deltagerbetalinger er modtaget.
• Kontrollér, at deltagerne har gyldigt pas, når det kræves.
• Sørg for, at deltagerne medbringer relevante sundhedskort og rejseforsikringsoplysninger.

Fakturaer

• Sørg for, at alle fakturaer vedrørende deltagere, trænere og ledere er sendt til kassereren.

Arrangementsskema

• Udfyld eventuelt arrangementsskemaet ved opstart.
• Send skemaet til kassereren.

6. Under CUP'en

Økonomi

• Gem alle bilag og kvitteringer for godkendte ekstraudgifter.
• Registrér eventuelle afvigelser fra det godkendte budget.

Sponsorgaver

• Uddeling og administration af sponsorgaver håndteres af træneren eller holdlederen.

7. Efter hjemkomst

Tidsramme: Senest 1–2 uger efter hjemkomst

Arrangementsskema

• Udfyld og afslut arrangementsskemaet.
• Vedhæft relevante bilag og fakturaer.
• Send det samlede materiale til kassereren.

Obligatorisk aktivitetsskema

• Udfyld aktivitetsskemaet for alle opstartsmøder og aktiviteter samt selve CUP'en, hvor børnene deltager.
• Send det udfyldte aktivitetsskema til ungdomsadministratoren.

Evaluering

• Gennemgå og afslut økonomien.
• Saml erfaringer og forbedringsforslag til kommende CUP'er.
• Husk at takke sponsorer, SEIF's Venner og øvrige bidragsydere.

Husk – de vigtigste punkter

• Start planlægningen tidligt.
• Afklar spillernes deltagelse, inden det store arbejde påbegyndes.
• Søg sponsorater og økonomisk støtte i god tid.
• Sørg for god forældreopbakning.
• Gem alle bilag, fakturaer og kvitteringer.
• Afslut altid med arrangements- og aktivitetsskemaerne.

Det afsluttede arrangementsskema sendes til kassereren senest 1–2 uger efter hjemkomst sammen med relevante bilag og fakturaer.